L’usage d’un logiciel de caisse est désormais incontournable pour les commerçants. Auparavant, pour gérer vos encaissements, vous utilisiez des systèmes de caisses complexes, peu intuitifs et souvent encombrants au niveau du matériel. Désormais, avec les caisses digitales, vous pouvez mettre en place un logiciel performant sur tablette tactile. Une solution intuitive et très simple à intégrer à votre organisation quotidienne. Aujourd’hui, nous vous proposons de découvrir en détail les fonctionnalités d’un logiciel de caisse, en nous basant sur celles proposées par la solution Apitic, expert de l’encaissement.
Les fonctions d’encaissement
Les fonctionnalités d’un logiciel de caisse sont nombreuses. On peut les classer en différentes catégories : les fonctions d’encaissement, les fonctions de gestion et les options spéciales. Dans un premier temps, voici les fonctions d’encaissement en détail. Elles sont présentes dans la solution Apitic, mais aussi dans la plupart des logiciels de caisse présents sur le marché.
Le calcul du panier d’achat
Le logiciel de caisse dispose d’un back office, qui vous permet d’accéder aux données et aux réglages de l’outil. Dans ce back office, vous pouvez entrer l’ensemble de vos produits et services. De cette manière, vous pourrez les retrouver dans l’interface de votre logiciel de caisse, au moment de l’encaissement client. Vous n’aurez qu’à cliquer sur les produits sélectionnés par votre client pour “remplir” le panier d’achat qui sera alors calculé automatiquement.
En installant un lecteur de code barre, vous pourrez également biper les produits.
Le multi-paiement
Un logiciel de caisse est également doté d’une fonction de multi-paiement. Celle-ci vous permet d’accepter n’importe quel moyen de paiement : CB, espèces, tickets repas, chèques cadeaux… Vous pourrez également gérer facilement les avoirs et diviser en quelques clics la note, en plusieurs personnes.
Le calcul du rendu de monnaie
Cette fonction est essentielle pour limiter les erreurs de caisse en fin de journée. Le logiciel de caisse calcule automatiquement le rendu de monnaie, selon les données de paiement saisies par vous ou vos équipes. De quoi rendre l’encaissement plus simple et plus fluide.
L’édition de ticket de caisse et facture
Grâce à un logiciel de caisse, vous pouvez également imprimer en quelques clics un ticket de caisse ou éditer une facture. Cela vous permet de fournir un justificatif de vente à vos clients, sans perdre de temps dans votre encaissement.
Les fonctions de gestion
En dehors des fonctions d’encaissement, le logiciel de caisse vous permet de profiter d’un ensemble de fonctions de gestion, idéales pour gagner du temps dans votre quotidien.
La gestion des stocks
Avec une solution d’encaissement digitale, vous pouvez notamment adopter un suivi de stocks automatisé. Vous n’aurez qu’à fournir à l’outil la liste de vos produits et le nombre dont vous disposez. À chaque vente, les stocks se mettent à jour. Vous savez ainsi quand vous devez passer commande à vos fournisseurs, quels produits fonctionnent le plus et éventuellement lesquels ne fonctionnent pas. Le logiciel de caisse Apitic propose également de paramétrer des seuils d’alerte pour être informé lorsqu’un produit est bientôt en rupture.
La gestion des ventes
Autre fonction de gestion d’un logiciel de caisse : le suivi des ventes. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez consulter à tout moment votre chiffre d'affaires et vos données de vente détaillées. Vous avez la possibilité de connaître vos périodes d’affluence, les jours qui fonctionnent le mieux, les produits qui se vendent le plus… Toutes ces données sont très utiles pour adapter votre stratégie de vente.
La gestion comptable
La gestion simplifiée de votre comptabilité est l’une des fonctions phares des logiciels de caisse. Vous pouvez éditer en quelques clics des rapports complets contenant vos données de vente, votre collecte de TVA, les moyens de paiement utilisés… Vous n’avez plus qu’à transmettre ces rapports à votre expert comptable.
À noter que tout commerçant assujettis à la tva qui souhaite utiliser un logiciel de caisse, doit choisir un outil certifié, comme l'explique ce site.
Les fonctions optionnelles
En dehors des fonctions de base dédiées à l’encaissement et la gestion de votre activité, vous pouvez ajouter des fonctionnalités optionnelles pour enrichir votre outil. Apitic propose par exemple une fonction de gestion de compte client (avec programme fidélité par exemple), le pesage des denrées avec une connexion à des balances connectées, un outil de gestion de commande en ligne (vente en ligne, click and collect, plateformes de livraison…).