De manière générale, une note de frais est un compte rendu permettant à un salarié d'obtenir un remboursement de ses dépenses professionnelles sous l'intérêt de son entreprise. Le document est rempli par le salarié lui-même et sera adressé au service comptable de la société qui va prendre en charge du remboursement. Toutefois, l'équipe comptable de l'entreprise est en mesure de récupérer la TVA sur cette note de frais.
Comment se fonctionne la récupération des TVA sur les notes de frais ?
Toute entreprise a la possibilité de récupérer la TVA issue de notes de frais de ses employés. Par rapport à cela, des règles fiscales et administratives ont été mises en place pour se faire.
Fonctionnement de la TVA
Par définition, la TVA ou Taxe sur Valeur Ajoutée est une sorte d'impôt indirect, prélevé pour tout acte d'achat ou de consommation effectuée par l'entreprise. Pour cela, l'entreprise a le droit de collecter la somme à payer auprès de ses employés, notamment à partir des dépenses effectuées inscrites sur la note de frais.
Conditions de récupération de la TVA sur les notes de frais
Il est important de savoir que ce processus de récupération de TVA sur les notes des frais s'effectue sous des conditions à prendre en compte. En effet, l'entreprise ne peut récupérer la TVA que lorsque les dépenses réalisées sont dans l'intérêt de l'entreprise, c'est-à-dire, en rapport avec ses biens et ses besoins. Il faut également que ces dépenses soient attestées par un justificatif de payement ou une facture, précisant le montant de TVA. Les activités accomplies doivent être aussi imposables, en d'autres termes, être soumises à la TVA.
Quels sont les types de notes de frais dont la TVA est récupérable ?
Même si les notes de frais un est moyen permettant à l'entreprise de récupérer la TVA, il est également à avoir que ce n'est pas toutes dépenses qui peuvent s'ouvrir à cet avantage.
Les frais de déplacement
Quelques parties des frais de déplacement seulement sont éligibles à la récupération de la TVA. Effectivement, seuls les TVA sur les tickets de péages, les tickets de parking, les frais de carburant et la location et entretien de véhicule utilitaire peuvent bénéficier de ce remboursement. Ainsi, les frais de transport tels les voyages en avion, en bateau, en bus et en train ne sont pas inclus dans le dispositif.
Les frais de repas
La TVA est récupérable à partir des frais de repas tant que celui-ci intervient dans le cadre professionnel. Autrement dit, ces frais concernent les repas lors d'une mission ou n'importe quel déplacement professionnel, les repas d'affaires y compris les réunions professionnelles et les repas lors des évènements organisés au sein de l'entreprise.
Les frais d'hébergement
Particulièrement, la récupération de TVA pour les frais d'hébergement est quasiment impossible. Seuls les frais des repas pris au sein du logement peuvent bénéficier de la récupération de la TVA à condition qu'ils soient attestés par une facture. Par contre, si l'employé est logé dans un hôtel pour une mission de longue durée, le frais d'hébergement est susceptible d'être remboursé.
Les cadeaux d'entreprise
Les cadeaux ainsi que les objets promotionnels peuvent tirer parti de la récupération de la TVA du fait qu'ils sont considérés comme étant des cadeaux d'affaires. Néanmoins, le dispositif de récupération n'est valable que si et seulement si la valeur des cadeaux ne dépasse pas les 69 euros TTC.